À qui s’adresse cet article ?
Cet article est destiné aux profils gestionnaire et administrateur utilisant oHRis. Cet article explique comment désigner le délégué d’un responsable de manière permanente dans la fiche utilisateur.
Chemin d’accès :
Paramétrage > Gestion > Utilisateurs
Besoin de mieux comprendre avant de paramétrer ?
Vous pouvez consulter cet article :
Qu’est-ce qu’un responsable et son délégué ?
Objectifs de l’action
En cas d’absence, afin de maintenir une continuité dans le workflow de validation, un responsable a la possibilité de désigner un délégué qui prendra le relais sur les demandes de validation pendant une période d’absence précise. Le responsable et le délégué seront notifiés pour les demandes en attente de validation.
Les étapes
- Accéder au menu :
Paramétrage > Gestion > Utilisateurs - Rendez-vous dans la fiche de l’utilisateur concerné, en rubrique Général , au bas de la colonne Emploi
- Par défaut le champ Délégué affiche « Pas de délégation » et un crayon en bout de ligne
- Au clic sur le crayon, une fenêtre propose de désigner un délégué à l’utilisateur
- Sélectionner dans le menu déroulant « Déléguer les demandes de XX de manière temporaire » et renseigner une plage de dates
- Désigner ensuite le délégué en renseignant les premières lettres, puis en cliquant sur le nom
- Enregistrer
Exemple de paramétrage
Voici l’affichage du paramétrage de la délégation temporaire d’un responsable dans sa fiche utilisateur :
Règles de gestion
| Règle | Effet |
|---|---|
| Droits d’accès | Seuls les utilisateurs ayant le profil gestionnaire ou administrateur peuvent paramétrer une délégation permanent dans la fiche d’un responsable |
| Action immédiate | Dès que le type de délégation, la plage de dates et le nom du délégué sont paramétrés, la prise en compte est immédiate |
| Double notification pendant la période | Le responsable et le délégué seront notifiés par mail pour l’ensemble des demandes en attente de validation pendant la période définie |
Problèmes fréquents et solutions
| Problème rencontré | Action à effectuer |
|---|---|
| Malgré les premières lettres renseignées, aucun nom n’est proposé | Vérifier l’orthographe du nom, ou si le délégué a bien une fiche utilisateur active |
| Il n’y a pas de champ Délégué sur la fiche du responsable | Vérifier que l’utilisateur est bien Responsable dans l’application |
| Le délégué ne peut pas valider les demandes | Vérifier les dates paramétrées dans la délégation temporaire |
Résumé
- Désigner le délégué d’un responsable de manière temporaire signifie que le délégué sera notifié pour les demandes en attente de validation et pourra les valider pendant la période définie
- Les demandes d’absence déjà en attente de validation au moment du paramétrage de la délégation seront aussi accessible au délégué