Vos collaborateurs partent en mission et doivent avancer des frais importants ? Vos équipes RH et comptables jonglent avec des tableurs pour suivre qui a reçu une avance, combien il en reste et sur quelle note de frais elle a été déduite ?
oHRis intègre désormais la gestion complète des Avances de frais, de la demande initiale jusqu’à sa déduction sur la note de frais.
Fini les suivis manuels : tout se passe au même endroit, avec la même fluidité que vos notes de frais habituelles.
Comment ça fonctionne ?
1. Disponible dès aujourd’hui pour les valideurs et gestionnaires
Cette fonctionnalité est automatiquement active pour les valideurs et gestionnaires. Ils peuvent dès à présent effectuer une demande d’avance pour le compte d’un utilisateur, sans aucun paramétrage préalable.
2. L’administrateur peut aussi ouvrir la demande en autonomie aux utilisateurs
Si vous souhaitez que vos collaborateurs puissent demander eux-mêmes une avance, direction Paramétrages > Notes de frais > Paramètres > Avances : un simple interrupteur permet d’autoriser (ou non) cette auto-saisie. Par défaut, l’option est désactivée : c’est à vous de décider si et quand l’activer, selon vos besoins.
3. Le collaborateur demande une avance en toute autonomie (si activé)
Une fois l’auto-saisie activée par l’administrateur, un nouveau menu « Mes avances » apparaît dans l’espace Notes de frais du collaborateur, aux côtés de « Mes notes de frais ». Il y retrouve :
- Son solde disponible, calculé automatiquement (avances perçues moins montants déjà déduits sur ses notes de frais)
- L’historique complet de ses demandes, avec statut et détail de chaque avance
- Un bouton « Demander une avance » : libellé, montant, date souhaitée de versement et motif — la demande part directement au bon valideur
4. Le valideur ou le gestionnaire traite la demande en quelques secondes
Le workflow de validation est identique à celui des notes de frais : validation sur l’axe hiérarchique, puis validation comptable. Les demandes d’avance en attente apparaissent dans un onglet dédié du menu « À valider », avec des filtres par échéance (urgent, à venir, à anticiper) pour prioriser facilement.
5. La déduction se fait automatiquement sur la note de frais
Quand un collaborateur avec un solde d’avance disponible demande le remboursement d’une note de frais, oHRis déduit automatiquement tout ou partie de l’avance du montant à rembourser — avec un détail de calcul transparent.
6. Un suivi complet
- Deux nouvelles extractions sont disponibles : « Solde d’avances disponible » et « État des avances », pour un pilotage simplifié
- Des notifications par email accompagnent chaque étape clé (demande, validation, refus)
Et ensuite ? La fonctionnalité Ordres de mission arrive
Dans la continuité de cette nouveauté, nous préparons également le lancement de la fonctionnalité Ordres de mission, pour simplifier encore davantage la gestion de vos déplacements professionnels.
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