Créer un type d’absence sans compteur

À qui s’adresse cet article ?
Cet article est destiné aux administrateurs utilisant oHRis. Cet article explique comment créer un type d’absence sans compteur dans le module absences d’oHRis.

Chemin d’accès :
Paramétrage > Absences > Types d'absences > Ajouter

Besoin de mieux comprendre avant de paramétrer ?
Vous pouvez consulter cet article :
Les différents types d’absence

Objectifs de l’action

La création d’un type d’absence sans compteur permet de gérer des absences qui ne nécessitent pas de suivi des droits acquis ou consommés. Ce type d’absence peut être utilisé pour les absences travaillées, telles que les formations ou les déplacements professionnels, ainsi que pour les absences non travaillées, comme certaines absences conventionnelles ou pour événements familiaux.

Les étapes

Accéder au menu :
Paramétrage > Absences > Types d'absences
Cliquer sur Ajouter
Dans l’onglet Informations globales, renseigner les informations nécessaires :
- Libellé court : Libellé affiché dans le calendrier
- Libellé long : Libellé affiché dans les demandes d’absences ou les extractions
- Libellé agenda : Libellé utilisé dans l’événement ajouté au calendrier de messagerie
- Code oHRis : Le code oHRis est facultatif, il permet de faire un lien entre l’absence et une autre fonctionnalité du logiciel (par exemple : flux absences SIRH)
- Description : Message affiché lors du dépôt de l’absence, la description est facultative
- Associé à : Sélectionner la ou les sociétés pour lesquelles ce type d’absence doit être accessible
- Actif : Cocher pour rendre ce type d’absence disponible au dépôt
Dans l’onglet Gestion du dépôt , configurer les paramètres suivants :
- Associé à un compteur : Sélectionner « Aucun »
- Absence travaillée : Cocher « Oui » dans le cas d’une absence de type déplacement/formation ou cocher « Non » dans le cas d’une absence de type « Absence pour événement familial »
- Mode de décompte : Sélectionner le mode de décompte à partir du menu déroulant
Dans l’onglet Workflow , définir les modalités de traitement des demandes :
- Validation : Sélectionner le workflow de validation entre « Aucune », « Par le valideur » ou « Par le gestionnaire »
- Justificatif : Sélectionner « Aucun », « Facultatif » ou « Obligatoire » si un justificatif est nécessaire à la demande d’absence
Dans l’onglet Autres modules , définissez les paramètres suivants :
- Inclure dans le calcul du forfait jour : Cocher « oui » si cette absence doit être comptabilisée dans le cadre de la gestion des forfaits jours
- Tag feuille de Temps : Vous devez renseigner ce champ seulement si le module Temps est activé sur votre instance. Sélectionner le tag qui permettra de synchroniser l’absence dans la feuille de temps de l’utilisateur
Cliquer sur Enregistrer

Exemple de paramétrage

Un administrateur a créé un type d’absence sans compteur « Maladie » :

Règles de gestion

Règle	Effet
Droits d’accès	Seul un utilisateur ayant un profil administrateur peut créer ce type d’absence
Association à un compteur	Aucun compteur ne doit être associé à ce type d’absence
Règle d’utilisation	Des règles d’utilisation peuvent être définies après la création du type d’absence afin d’encadrer les conditions de dépôt de demandes par exemple

Problèmes fréquents et solutions

Problème rencontré	Action à effectuer
Le type d’absence n’apparaît pas lors du dépôt d’une demande	Vérifier que le type d’absence est actif, qu’il est associé à la société de l’utilisateur et que les règles d’utilisation autorisent le dépôt
Le valideur ne reçoit pas la demande d’absence à valider	Contrôler les paramètres du workflow, notamment « Validation immédiate » et « Validation par le gestionnaire »
L’absence ne remonte pas dans la feuille de temps	Si le module Temps est activé, vérifier le tag renseigné dans l’onglet « Autres modules »

Résumé

La création d’un type d’absence sans compteur permet de déclarer et de suivre des absences sans déduire de droits à congés.

Le paramétrage repose sur la création du type d’absence, la sélection de l’option « Aucun » pour le compteur, la définition des règles d’utilisation et la configuration éventuelle du workflow, des justificatifs et des interfaces avec les autres modules.

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