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Guide oHRis > Notes de frais > Présentation du module Notes de frais

Présentation du module Notes de frais

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Résumé
Transcription
Ce résumé reprend les points clés présentés dans la vidéo de démonstration du module d’oHRis, dédié à la gestion des notes de frais, depuis la saisie par l’utilisateur jusqu’au remboursement par la comptabilité. Principales fonctionnalités : Saisie des dépenses : Deux possibilités : depuis un ordinateur ou un smartphone/tablette (sans application à télécharger).
  • Ajout manuel pour frais sans justificatif (ex. : frais kilométriques).
  • Import d’un justificatif scanné ou photographié.
  • Reconnaissance optique (OCR) : détection automatique de la nature, date, montant TTC et TVA.
  • Affectation à une activité + ajout de commentaire.
  • Archivage à valeur probante (justificatif papier inutile).
Demande de remboursement :
  • Sélection des dépenses, personnalisation de l’intitulé, ajout de commentaire.
  • Envoi pour validation.
Validation et contrôle :
  • Notification au manager pour validation.
  • Transmission au service comptable pour vérification.
  • Contrôle des justificatifs, ajustement des données, validation ou rejet.
Remboursement (3 modes) :
  • Virement manuel.
  • Automatisation via SEPA.
  • Intégration dans la fiche de paie.
Pilotage et conformité :
  • Tableaux de bord et extractions pour suivi des frais.
  • Archivage légal conforme en cas de contrôle fiscal.
  • Automatisation des plafonds et politiques de remboursement.
  • Intégration des écritures comptables dans l’ERP.
  • Gestion multi-nature, multi-TVA et multi-devise.
Bienvenue dans cette vidéo de présentation du module de gestion des notes de frais d’oHRis Dans cette vidéo, nous vous proposons de découvrir :
  • comment un utilisateur peut soumettre ses notes de frais depuis oHRis
  • puis comment le manager et le service comptable peuvent contrôler, valider et procéder au remboursement.
Commençons par la saisie d’une note de frais par un employé : oHRis offre deux possibilités pour créer facilement vos dépenses :
  • avec votre smartphone ou tablette lorsque vous êtes en déplacement,
  • ou depuis votre ordinateur lorsque vous êtes au bureau.
Sur votre écran d’accueil, cliquez sur le raccourci « Nouvelle dépense ». Vous pouvez :
  • ajouter une dépense manuellement si elle ne nécessite pas de justificatif (ex. : frais kilométriques),
  • ou importer un justificatif scanné ou photographié (exemple : une note de taxi).
Grâce à sa technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR), oHRis détecte automatiquement :
  • la nature de la dépense,
  • la date,
  • le montant TTC,
  • et la TVA.
Il ne vous reste qu’à :
  • affecter la dépense à une activité,
  • saisir un éventuel commentaire,
  • et enregistrer.
Il est également possible d’ajouter une dépense depuis votre smartphone, sans application à télécharger :
  • Cadrez, photographiez,
  • et comme sur ordinateur, oHRis analyse le justificatif et détecte les données.
Grâce à l’archivage à valeur probante, vous pouvez jeter le justificatif papier. Une fois l’ensemble des dépenses saisies :
  • sélectionnez-les,
  • cliquez sur Demander le remboursement,
  • personnalisez l’intitulé de votre note de frais,
  • ajoutez un commentaire si nécessaire,
  • puis cliquez sur Envoyer.
Votre responsable de service est alors notifié par email et invité à traiter votre demande. Une fois validée, la note de frais est envoyée au service comptable pour vérification et remboursement. Connectons-nous en tant qu’utilisateur du service comptabilité : Un raccourci sur sa page d’accueil l’informe du nombre de notes de frais à traiter. Les écrans proposés par oHRis permettent de :
  • vérifier les justificatifs,
  • consulter et ajuster les données détectées,
  • contrôler les frais kilométriques,
  • et enfin valider, rejeter ou demander un complément d’information pour chaque ligne.
La validation par le service comptable place automatiquement la note de frais en statut « À payer ». oHRis offre 3 possibilités de remboursement :
  • Virements bancaires manuels (avec suivi des notes traitées),
  • Automatisation via virements SEPA,
  • ou intégration dans la fiche de paie.
Pour finir, oHRis propose :
  • des tableaux de bord et extractions pour suivre l’évolution des frais,
  • l’archivage légal des justificatifs (conforme en cas de contrôle fiscal),
  • l’automatisation des politiques de remboursement et des plafonds,
  • l’intégration automatique des écritures comptables dans votre ERP,
  • et la gestion de tous types de frais, taux de TVA et devises (en cas de dépenses à l’étranger).

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