Objectifs
Le workflow des absences permet de garantir que les dépôts d’absence seront traités et validés (ou refusés) en conformité avec les besoins de votre organisation. Il est possible de déterminer différents workflow de validation en fonction du type d’absence concerné, le paramétrage sera alors adapté.
Cas d’utilisation
Lors d’un dépôt d’absence, la demande est au statut « en attente », puis une fois que l’action de validation aura été confirmée par le valideur, alors l’absence sera validée dans le calendrier de l’utilisateur qui sera notifié par email.
Parfois, il y a plusieurs niveaux de validation au sein d’une organisation : par exemple une demande d’absence doit être validée par le chef de pôle, puis par le chef de service, on parle alors de 2 niveaux de validation. Le dépôt d’absence doit d’abord être validé par le valideur de niveau 1, puis une fois qu’il l’a confirmée, alors elle passe au valideur de niveau 2 qui doit procéder à son tour à la validation. C’est alors seulement à ce moment que le dépôt de l’absence est confirmé à l’utilisateur.
Il y a des motifs d’absence qui nécessitent l’accord d’un gestionnaire sans passer par le valideur : c’est souvent le cas pour les congés sans solde ou un congé sabbatique par exemple. Alors au moment du dépôt, la demande est immédiatement transmise au gestionnaire sans avoir besoin de la validation du valideur. C’est le gestionnaire qui doit effectuer l’action de validation pour que le dépôt de l’absence soit confirmé à l’utilisateur.
Enfin, au sein de votre organisation, des accords internes autorisent peut-être le dépôt d’une absence particulière sans avoir besoin d’une validation : alors au moment du dépôt, l’absence sera automatiquement validée.
Qui est concerné
Sont concernés :
- les administrateurs qui paramètrent les différents types d’absence et déterminent le workflow de chacun
- les gestionnaires et valideurs qui valident ou refusent les demandes d’absences
- les utilisateurs qui sont directement impactés par le workflow pour la validation de leurs demandes d’absences
Vue d’ensemble
Le workflow de validation est déterminé au niveau du paramétrage global. Il est ensuite automatiquement appliqué à l’ensemble des intervenants : utilisateurs, valideurs et gestionnaires pour la validation ou le refus d’un dépôt d’absence. Chaque action de dépôt, de validation ou de refus est associée à un envoi de mail en simultané.
Impacts / conséquences
Le workflow de validation est lié au bon paramétrage des fiches utilisateurs et des liens de validation.
Une fois que le workflow de validation a été initié, il doit être finalisé. Si le workflow a été modifié une fois l’absence déposée, alors la demande d’absence ne sera ni validée, ni refusée, mais restera au statut « en attente ».