Présentation du module Suivi des activités

Bienvenue dans cette vidéo de présentation d’oHRis, le module de suivi des activités. Nous allons découvrir ensemble comment oHRis permet de déclarer, suivre et valider vos activités, ainsi que d’extraire les données nécessaires pour les rapports et les justifications. Notre module est polyvalent et peut être utilisé dans plusieurs contextes :

• Secteur public : justification du temps passé sur des projets de recherche, souvent financés par des organismes du Ministère de l’Enseignement supérieur et de la Recherche.
• Secteur privé : suivi du temps de travail et gestion des coûts pour les bureaux d’études et les prestataires de services.

Pour l’utilisateur, la déclaration des activités est simple :

• Depuis le calendrier ou via la saisie rapide « Déclarer mes activités ».
• Déclaration possible en jours, heures, ou pourcentages de journée, selon les paramètres définis.
• L’unité est totalement flexible : par exemple, par tranche de 0,25 jour, ou 0,1 jour si besoin.

L’utilisateur voit les projets et activités auxquels il est affecté. À noter : l’arborescence des projets est illimitée dans ohrIsse, permettant une organisation détaillée. Pour gagner du temps :

• Il est possible de faire des affectations en masse pour plusieurs jours.
• Sélectionnez simplement le projet et, en trois clics, votre feuille de suivi est remplie !

Les déclarations peuvent être enregistrées en brouillon avant d’être envoyées pour validation. Dans cet exemple, envoyons la déclaration en validation. L’utilisateur peut consulter :

• Les projets sur lesquels il travaille.
• Son valideur.
• Ses collègues.
• Les dates limites à respecter.

Maintenant que les activités sont collectées, passons à la phase suivante : le suivi et la validation. Connectons-nous avec un profil valideur :

• Sur le raccourci de la page d’accueil, Amélie voit directement les demandes à traiter.
• Elle peut valider les activités en masse ou une par une, selon ses préférences.
• Pour cet exemple, validons la demande de notre utilisateur.
• Une fois validée, il est immédiatement informé.

Grâce à l’écran de suivi, Amélie peut superviser toutes les déclarations et gérer facilement les éventuelles anomalies. Pour finir, du côté gestionnaire, oHRis offre plusieurs options pour extraire les données dans différents formats, y compris ceux exigés par l’ANR et la Commission Européenne. Ce module est connecté :

• au module Absences, évitant la déclaration des jours d’absence ou de congé,
• et au module Notes de frais, permettant d’ajouter des dépenses liées aux projets.