Ce module d’oHRis permet de gérer efficacement l’ensemble du processus de formation en entreprise, tout en répondant aux obligations légales.
Objectifs principaux
- Centraliser les demandes de formation
- Structurer le plan de développement des compétences
- Suivre et maîtriser le budget formation
- Assurer la conformité réglementaire
Fonctionnalités clés
1. Gestion des demandes
- Catalogue de formation personnalisable accessible aux collaborateurs
- Demande de formation en quelques clics
- Possibilité de proposer des formations hors catalogue
- Intégration des besoins issus des entretiens professionnels
2. Workflow de validation
- Vue manager pour prioriser et valider/refuser les demandes
- Arbitrage global par le gestionnaire formation
- Indicateurs d’aide à la décision (ex. : coût par priorité)
3. Planification des sessions
- Organisation des sessions avec les organismes
- Visualisation des disponibilités (liaison avec les absences)
- Envoi automatique des convocations
- Mise à jour des calendriers
4. Suivi des coûts et du budget
- Coûts pédagogiques intégrés automatiquement
- Ajout des frais annexes (hébergement, transport…)
- Suivi des financements (OPCO) en temps réel
- Pilotage global du budget formation
5. Gestion documentaire
- Centralisation des documents (devis, conventions, factures)
- Accès rapide et sécurisé
6. Suivi et amélioration continue
- Évaluation des formations par les participants
- Enrichissement continu du catalogue
7. Pilotage global
- Vue synthétique du plan de développement
- Tableaux de bord et exports pour le CSE
- Analyse de la répartition des formations
Bienvenue dans cette vidéo de présentation d’oHRis, le module dédié à la gestion de la formation.
Dans cette vidéo, nous allons découvrir ensemble comment oHRis vous permet de gérer vos demandes de formation, de planifier les sessions et de suivre votre budget.
La loi impose aux entreprises de former leurs salariés, de suivre leur évolution et d’en apporter la preuve : entretiens de parcours professionnels, bilans, indicateurs formation… Autant d’obligations à centraliser et à piloter efficacement.
C’est là qu’oHRis intervient.
Avec oHRis, vous centralisez les demandes, pilotez votre plan de développement des compétences et maîtrisez votre budget grâce à des tableaux de bord clés en main.
Commençons par le catalogue de formation avec un profil utilisateur.
Chaque collaborateur accède à un catalogue personnalisable et peut rechercher facilement la formation qui lui convient. Il peut effectuer une recherche et faire une demande en quelques clics.
Prenons l’exemple de Maxence : il recherche une formation en gestion de projet, applique ses critères et soumet sa demande très simplement.
oHRis permet également à l’utilisateur de formuler une demande de formation qui ne figure pas dans le catalogue proposé.
Par ailleurs, les souhaits de formation peuvent être remontés lors des entretiens de parcours professionnels, automatiquement enrichis par les formations déjà suivies.
Passons maintenant au workflow de validation.
Le manager dispose d’une vue complète sur les demandes de son équipe. Il peut prioriser, valider ou refuser en tenant compte du contexte.
Dans notre exemple, la demande de Maxence est validée en haute priorité, en raison de projets stratégiques à venir.
De son côté, la gestionnaire formation visualise l’ensemble des demandes à arbitrer, avec des indicateurs clés comme le coût par priorité. Elle peut décider d’intégrer la formation au plan de développement de l’année en cours ou de la reporter à l’année suivante.
Une fois les demandes validées, place à la planification des sessions.
Dans l’onglet « Inscriptions à réaliser », la gestionnaire planifie les sessions en lien avec les organismes de formation. L’interface lui permet de visualiser les disponibilités des participants grâce à l’intégration avec le module Absences.
La session est ensuite créée, les convocations envoyées et le calendrier des collaborateurs mis à jour automatiquement.
Passons à la gestion des sessions.
Les coûts pédagogiques sont renseignés automatiquement via le catalogue, et les frais annexes (comme l’hébergement) peuvent être intégrés via le module Notes de frais.
Tous ces éléments alimentent le plan de développement des compétences et garantissent un suivi fiable du budget. Vous pouvez également renseigner les financements OPCO et suivre les quotas en temps réel.
Les documents liés à la session (convention, devis, facture) sont centralisés et accessibles à tout moment.
Après la formation, les participants donnent leur avis, ce qui permet d’améliorer le catalogue en continu.
Terminons avec le suivi global.
Dans l’onglet « Plan de développement », vous retrouvez une synthèse des coûts, des financements et des formations validées. Vous pouvez exporter ces données pour le CSE ou utiliser les tableaux de bord pour analyser la répartition des formations.
Pour plus d’informations ou pour accéder à un espace de démonstration, rendez-vous sur www.ohris.fr.
À très bientôt !