À qui s’adresse cet article ?
Cet article est destiné aux profils gestionnaire et administrateur utilisant oHRis. Cet article explique comment désigner le délégué d’un responsable de manière permanente dans la fiche utilisateur.
Chemin d’accès :
Paramétrage > Gestion > Utilisateurs
Besoin de mieux comprendre avant de paramétrer ?
Vous pouvez consulter cet article :
Qu’est-ce qu’un responsable et son délégué ?
Objectifs de l’action
En cas d’absence, afin de maintenir une continuité dans le workflow de validation, un responsable a la possibilité de désigner un délégué qui prendra le relais sur les demandes de validation en son absence. Pour des raisons organisationnelles dans un service, cette délégation de validation peut être systématiquement mise en place dès lors que le responsable est absent. Le délégué sera notifié pour les demandes en attente de validation, et pourra les valider, s’il y a une période de dépôt d’absence par le responsable.
Les étapes
- Accéder au menu :
Paramétrage > Gestion > Utilisateurs - Rendez-vous dans la fiche de l’utilisateur concerné, en rubrique Général , au bas de la colonne Emploi
- Par défaut le champ Délégué affiche « Pas de délégation » et un crayon en bout de ligne
- Au clic sur le crayon, une fenêtre propose de désigner un délégué à l’utilisateur
- Sélectionner dans le menu déroulant « Déléguer les demandes de XX pendant ses absences »
- Désigner ensuite le délégué en renseignant les premières lettres, puis en cliquant sur le nom
- Enregistrer
Exemple de paramétrage
Voici l’affichage du paramétrage de la délégation pendant les absences d’un responsable dans sa fiche utilisateur :
La délégation ne fonctionnera pas dans le cas d’une absence travaillée.
Règles de gestion
| Règle | Effet |
|---|---|
| Droits d’accès | Seuls les utilisateurs ayant le profil gestionnaire ou administrateur peuvent paramétrer une délégation permanent dans la fiche d’un responsable |
| Action immédiate | Dès que le type de délégation et le nom du délégué sont paramétrés, la prise en compte est immédiate |
| Double notification | Le responsable et le délégué seront notifiés en cas d’absence non travaillée du responsable pour l’ensemble des demandes en attente de validation |
Problèmes fréquents et solutions
| Problème rencontré | Action à effectuer |
|---|---|
| Malgré les premières lettres renseignées, aucun nom n’est proposé | Vérifier l’orthographe du nom, ou si le délégué a bien une fiche utilisateur active |
| Il n’y a pas de champ Délégué sur la fiche du responsable | Vérifier que l’utilisateur est bien Responsable dans l’application |
| Le délégué ne peut pas valider les demandes | Si le responsable est absent, vérifier qu’il ne s’agit pas d’une absence travaillée |
Résumé
- Désigner le délégué d’un responsable pendant ses absences signifie que le délégué sera notifié pour les demandes en attente de validation et pourra les valider dès lors que le responsable a effectué un dépôt d’absence non travaillée
- Les demandes d’absence déjà en attente de validation au moment du paramétrage de la délégation seront aussi accessible au délégué